Seguro ya lo sabes: El entramado empresarial actual es complejo y cada vez dependes más de proveedores externos para impulsar tus operaciones.

Esta colaboración te permite ser más eficiente, lograr más enfoque y mucho mayor acceso al esquivo talento ✨. Pero también te expone a riesgos que pueden poner en jaque la estabilidad y reputación de tu empresa, afectando directamente tus resultados financieros.

Pregunta: ¿Qué tan bien está preparada tu empresa para enfrentar problemas críticos con los proveedores de servicios externos?

Averiguémoslo en este post del Blog de Plutto 💻

¿Por qué es relevante para un equipo de finanzas la gestión de riesgos de terceros?

Imagina este escenario: un proveedor clave, encargado de gestionar datos confidenciales de tus clientes, sufre un ciberataque y tu información más valiosa se ve comprometida, generando pérdidas millonarias y dañando la confianza de tus clientes. O peor, un socio comercial incumple normativas anticorrupción y tu reputación se hunde, afectando el valor de tu marca y tus oportunidades de negocio.

Estos son sólo dos ejemplos de los riesgos a lo que te expones y que salieron rápido conversando entre nosotros en Plutto. Probablemente se te ocurren cinco más mientras lees estas líneas.

A menudo subestimados, estos problemas terminan siendo el talón de aquiles de empresas sólidas y pujantes. Que se materialicen o no depende en buena parte de adelantarte a ellos gestionando adecuadamente a tus proveedores.

Para un gerente de finanzas, la gestión de riesgos de terceros no es solo una tarea más escrita en la pizarra blanca de su oficina, es una necesidad para proteger los activos de la empresa, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar el gasto. No se trata sólo de cumplir con regulaciones, sino de construir una cultura de prevención, control y mejora continua en la gestión de tus relaciones con terceros.

La solución: Un enfoque proactivo para optimizar tus finanzas

Blinda a tu empresa ante las amenazas latentes en tu cadena de suministro al tiempo que optimizas tus recursos financieros. Aquí te presentamos los pilares fundamentales para construir un programa de TPRM efectivo:

1. Evaluación exhaustiva: Antes de dar el visto bueno a un proveedor, investiga a fondo su estabilidad financiera, reputación en el mercado, prácticas de seguridad y cumplimiento normativo. ¡No te conformes con la información superficial! Profundiza en sus estados financieros, referencias y certificaciones. Una evaluación exhaustiva te permitirá seleccionar proveedores confiables y solventes, reduciendo el riesgo de pérdidas financieras por incumplimiento o quiebra.

2. Expectativas claras: Define desde el inicio los niveles de servicio, los plazos, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los estándares de calidad que esperas. Un contrato sólido, redactado con precisión y que abarque todos los aspectos relevantes, es tu mejor aliado para evitar malentendidos, conflictos futuros y sobrecostos. Un contrato bien negociado te permitirá optimizar tus gastos y garantizar el retorno de tu inversión.

3. Supervisión constante: No pierdas de vista a tus proveedores una vez que has establecido una relación comercial. Realiza un seguimiento regular de su desempeño, cumplimiento de los SLA, salud financiera y cualquier cambio que pueda afectar tu negocio. Mantén una comunicación fluida y establece canales de retroalimentación para abordar cualquier problema o inquietud de manera oportuna. Una supervisión constante te permitirá identificar oportunidades de mejora, optimizar tus procesos y reducir costos.

4. Planes de contingencia: Anticípate a los posibles escenarios de riesgo y ten un plan B para cada uno de ellos. ¿Qué harías si un proveedor falla en la entrega de un servicio crítico? ¿Qué alternativas tienes si un socio comercial se declara en bancarrota? Identifica proveedores alternativos, establece acuerdos de respaldo y prepárate para actuar rápidamente en caso de contingencia. Tener planes de contingencia te permitirá minimizar el impacto financiero de cualquier interrupción o problema, garantizando la continuidad de tu negocio y protegiendo tus ingresos.

Cómo Plutto te ayuda a destacar en TPRM y optimizar tus finanzas

En Plutto protegemos tu negocio de los riesgos que implica la colaboración con terceros y, al mismo tiempo, te ayudamos a mejorar tu gestión financiera. ¿Cómo lo hacemos? Con herramientas avanzadas que te permiten:

• Analizar documentos legales, financieros, laborales con AI: La inteligencia artificial ofrece una capacidad única para procesar grandes volúmenes de información a gran velocidad. Esto permite una revisión profunda y eficiente de contratos, estados financieros, informes de cumplimiento y otros documentos críticos, superando con creces las capacidades humanas. Los algoritmos aceleran el análisis e identifican patrones y anomalías en los datos, lo que ayuda a detectar riesgos potenciales que podrían pasar desapercibidos para el ojo humano. Además, la IA agiliza el proceso de análisis al extraer automáticamente información relevante de los documentos, como cláusulas contractuales, métricas financieras y datos de empleados, reduciendo así el riesgo de errores y permitiendo a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas en la gestión de riesgos de terceros.

• Análisis en línea contra conflicto de interés con colaboradores o tomadores de decisiones: Esta funcionalidad facilita la identificación temprana de posibles conflictos entre colaboradores o tomadores de decisiones y terceros. Esta detección oportuna permite evaluar el nivel de riesgo y tomar medidas preventivas o correctivas para mitigar o eliminar el riesgo. Además, este análisis fomenta una cultura de transparencia y ética dentro de la empresa, demostrando un compromiso con la identificación y gestión de conflictos de interés, lo que a su vez genera confianza entre colaboradores, stakeholders y terceros, y asegura el cumplimiento normativo.

• Revisión de contratos activos para analizar vencimientos y boletas de garantía: Esta es una práctica súper relevante en la gestión de riesgos de terceros. Permite a las empresas identificar riesgos contractuales, como cláusulas desfavorables o renovaciones automáticas no deseadas, y tomar medidas preventivas. También, facilita el seguimiento del vencimiento de contratos, evitando pérdidas de oportunidades o renovaciones no deseadas. La revisión también permite verificar la vigencia y suficiencia de las boletas de garantía, protegiendo a la empresa ante posibles incumplimientos por parte de terceros. Además, al analizar los contratos y las garantías, se puede evaluar la solvencia de los terceros y su capacidad para cumplir con sus obligaciones, lo que ayuda a identificar riesgos de incumplimiento y tomar medidas preventivas.

Con toda esta información tu empresa podrá tomar decisiones más informadas y estratégicas en relación con sus terceros, mejorando la gestión de riesgos y protegiendo sus intereses.

Protege hoy tus finanzas

Esperamos que con este post te haya quedado más claro, la gestión de riesgos de terceros es una inversión estratégica. Al adoptar un enfoque proactivo y preventivo, puedes proteger tu negocio de interrupciones operacionales, filtraciones de datos confidenciales, daños a la reputación, sanciones financieras y otros riesgos que pueden afectar tu rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo.

¡En Plutto podemos ser tu aliado estratégico en la gestión integral de tus relaciones con terceros y en la mejora de tu gestión financiera!