En Plutto acabamos de lanzar la gestión de contratos mediante IA. Una herramienta eficaz y necesaria para industrias donde se trabaja con cientos y a veces miles de proveedores y clientes. Si eres de abastecimiento, administración y finanzas, administrador de contratos o manejas contratos, necesitas leer este artículo.

El desafío de la gestión de contratos en empresas modernas

En el último año pudimos identificar un dolor transversal que enfrentan las medianas y grandes empresas en Latam: la complejidad de gestionar eficientemente cientos o miles de contratos simultáneos con proveedores, contratistas y clientes.

Para dimensionar este desafío, consideremos dos ejemplos concretos:

Una empresa que funciona con franquicias mantiene un contrato con cada arrendador. Cada uno de ellos debe coordinar la construcción de su local, tiempos para permisos, períodos de licencia, estados de pago con comisiones, seguros, boletas de garantías y muchos hitos adicionales que regulan la relación contractual y sus obligaciones.

Otro ejemplo es una empresa que contrata a una desarrolladora de software para un proyecto de tecnología. Queda estipulado en el contrato los hitos de desarrollo y los pagos asociados a ellos. Debe ordenar las entregas, informes de avances, OC, HES y boletas de garantía para poder liberar pagos.

Como se puede deducir de los ejemplos, el verdadero problema surge en la escala: mientras gestionar 3 o 5 contratos puede realizarse con métodos tradicionales, estas organizaciones frecuentemente manejan 100, 500 o incluso mil contratos activos simultáneamente.

El problema se agrava cuando entendemos que para cada uno de ellos es necesario:

• Monitorear fechas de cumplimiento de hitos específicos

• Verificar entregables según estándares contractuales

• Coordinar pagos vinculados a objetivos completados

• Identificar y mitigar riesgos de incumplimiento

Sin una solución tecnológica adecuada, este volumen de información se vuelve prácticamente inmanejable y el problema se agudiza cuando la gestión de todos esos contratos y sus hitos depende únicamente de hojas de cálculo.

Si eres jefe de 10 administradores de contratos y cada uno lleva 40 proyectos, ¿cómo puedes controlar que efectivamente todo se vaya cumpliendo?

Estos no son casos excepcionales. En realidad, pasa en muchas industrias, algunas de ellas muy relevantes para la economía nacional, como la minera, eléctrica, naviera e inmobiliaria.

Cómo ordenar la gestión de contratos con la tecnología de Plutto

Ante este panorama, nos planteamos un desafío: ¿cómo solucionar la gestión de contratos con IA aprovechando la tecnología que ya habíamos construído en Plutto?

Nuestro equipo de desarrollo abordó el reto dividiendo el problema en tres:

1. Desarrollar una IA capaz de analizar y explicar el objetivo de cada contrato.

2. Crear un sistema que identifique y extraiga automáticamente los hitos principales de cada documento contractual.

3. Diseñar una herramienta que permita administrar hitos dentro de un contrato de manera unificada. Como una carta Gantt, pero en esteroides.

Nos enfrentamos a un desafío particularmente complejo: aunque los contratos comparten estructuras similares, rara vez son idénticos entre sí. Cada documento es redactado de manera única, editado por diferentes personas, con cláusulas en distinto orden y formato.

En un contexto tan poco estructurado, habría sido prácticamente imposible crear una solución efectiva antes del surgimiento de las tecnologías modernas de IA, específicamente LLMs. Nuestro conocimiento en esta área nos permitió construir un sistema preciso y confiable para la extracción y procesamiento de la información contenida en los contratos. Todo esto sin sacrificar una interfaz amigable para administrarla.

Nuestra plataforma te permite gestionar todo el ciclo de vida contractual: asignar responsabilidades, vincular contratos con comunicaciones relevantes, y monitorear cada hito desde una única plataforma centralizada. Esta funcionalidad completa y especializada simplemente no es posible con herramientas de IA genéricas.

¿Qué resultados puede esperar una empresa que implementa la IA de Plutto en la gestión de proveedores?

Antes de implementar esta herramienta en Plutto, entrevistamos a administradores de contratos y superintendentes de contratos con experiencia en la industria minera, inmobiliaria y eléctrica.

Ellos nos mostraron un dolor persistente: equipos muy talentosos invertían días enteros en tareas manuales como leer contratos, revisar cláusulas, mapear obligaciones y extraer hitos relevantes para luego ingresarlos en hojas de cálculo. Mucho tiempo perdido, mucho talento perdido y procesos cada vez menos eficientes.

Beneficios inmediatos y cuantificables:

1. Reducción drástica del tiempo: Lo que antes tomaba días completos, Plutto lo ejecuta en menos de un minuto, liberando a tu equipo para tareas de mayor valor estratégico.

2. Centralización efectiva: Todos los contratos que ingreses con sus hitos y responsabilidades quedan integrados en una única plataforma donde puedes editarlos, comentarlos y gestionarlos.

3. Monitoreo proactivo: La plataforma mapea automáticamente tus obligaciones contractuales y genera alertas, evitando que los incumplimientos se detecten cuando ya es demasiado tarde y el problema se ha agravado.

4. Visibilidad empresarial: Los directivos obtienen una visión clara y actualizada del estado de todos los contratos, permitiendo una toma de decisiones más informada y estratégica.

5. Auditoría efectiva: Plutto lleva el control automatizado de las boletas de garantía, seguros y permisos para evitar eventuales riesgos financieros y mejorar la gestión de los mismos.

Al implementar Plutto y su inteligencia artificial, las empresas optimizan sus procesos y transforman su capacidad para gestionar relaciones contractuales complejas, minimizando riesgos y maximizando el cumplimiento de objetivos estratégicos.