En Plutto integramos la inteligencia artificial (IA) a buena parte de nuestro trabajo diario, la usamos para mejorar nuestros procesos, resumir documentación e incluso para mejorar el SEO de este blog. Por supuesto que también la hemos incorporado a nuestra plataforma para que nuestros clientes se beneficien de ella.

No puede ser de otra forma. La IA está revolucionado la forma en que las empresas gestionan la información, y lo seguirá haciendo. Desde la automatización de procesos hasta la mejora en la precisión y velocidad de las operaciones, la IA se está convirtiendo en una herramienta clave en la optimización de la gestión en las empresas.

Si vamos al detalle, una de las áreas donde más partido se le puede sacar a la IA es en la gestión de documentos. De hecho es un gran lugar para comenzar a adoptar este tipo de tecnología. Te ahorra muchísimo tiempo y recursos.

Por eso decidimos hacer este post para mostrarte las posibles aplicaciones de IA en la gestión documental. Como Plutto estamos avanzando a incorporar la mayoría de ella. En este post te mostramos algunas de las aplicaciones más útiles de la IA y cómo está avanzando esta herramienta en el mundo.

Algunas de ellas ya están disponibles en nuestra plataforma y en otras estamos trabajando. Siempre con un foco: hacerte más fácil el trabajo.

1. Automatización de la Extracción de Datos en Documentos

Una de las aplicaciones más relevantes de la IA en la gestión de documentos es la extracción automática de datos. Esta tecnología permite que la IA escanee documentos como órdenes de compra, contratos y formularios para identificar y estructurar la información clave sin intervención humana.

En lugar de que tengas a tus equipos ocupados revisando y transcribiendo manualmente los datos, la IA se encarga de procesar grandes volúmenes de información de forma rápida y precisa.

Por ejemplo, al revisar un contrato, la IA puede extraer automáticamente términos clave como fechas, precios, condiciones de pago y cláusulas legales, creando una fuente única consolidada.

Esto no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también mejora el acceso y la precisión de la información al centralizarla en una base de datos unificada. Con esta base consolidada, los equipos pueden acceder rápidamente a la información crítica para tomar decisiones informadas y evitar inconsistencias.

2. Reducción de Riesgos con la Detección Automática de Problemas Legales

Otro gran avance que la IA trae a la gestión de documentos es la detección de riesgos. Herramientas basadas en IA pueden analizar contratos y otros documentos legales para identificar posibles riesgos, como cláusulas ambiguas, términos desfavorables o condiciones de cumplimiento erróneas.

Al escanear automáticamente los documentos en busca de decenas de riesgos potenciales, los equipos legales y de adquisiciones pueden concentrarse en los problemas que realmente requieren atención.

Por ejemplo, la IA puede identificar disposiciones que podrían ser perjudiciales para la empresa o detectar inconsistencias con la normativa vigente. Este proceso no solo agiliza la revisión de contratos, sino que también mejora la capacidad de anticiparse a problemas legales antes de que se conviertan en un obstáculo costoso.

3. Optimización de Proveedores mediante IA

La consolidación de proveedores es otro uso destacado de la IA en la gestión de documentos. La inteligencia artificial puede analizar todas las solicitudes de compra y contratos en busca de duplicados y redundancias, lo que permite a las empresas consolidar sus proveedores y reducir la dispersión.

En lugar de que diferentes departamentos de una organización utilicen proveedores no aprobados o subutilicen contratos existentes, la IA puede guiar a los usuarios hacia proveedores preaprobados y contratos ya negociados.

Esto no solo genera ahorros financieros al reducir costos innecesarios, sino que también optimiza las relaciones con los proveedores, asegurando una mayor coherencia en las adquisiciones. La automatización de este proceso facilita el cumplimiento de las políticas internas y mejora la eficiencia operativa, al tiempo que asegura que las compras se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.

4. Generación Automática de Encuestas para Acelerar el Proceso de Sourcing

La automatización de encuestas es otro ejemplo de cómo la IA mejora la gestión de documentos en las empresas. Tradicionalmente, la creación de encuestas y solicitudes de propuestas puede ser un proceso largo y tedioso.

Los equipos de adquisiciones deben redactar manualmente preguntas estructuradas para evaluar proveedores, lo que consume mucho tiempo y esfuerzo.

Con la IA, este proceso se automatiza al transformar texto libre en preguntas estructuradas. Por ejemplo, si se recibe una solicitud de compra o una propuesta, la IA puede analizar el contenido y convertirlo en una encuesta clara y coherente, facilitando la evaluación de ofertas y la comparación entre proveedores.

Este enfoque no solo acelera el proceso de sourcing, sino que también asegura que las preguntas sean consistentes y alineadas con las necesidades estratégicas de la organización.

5. Inteligencia Artificial para Guiar a los Solicitantes y Reducir Errores

La IA también puede ser utilizada para automatizar el proceso de ingreso de datos. En lugar de que los solicitantes de compra tengan que llenar manualmente formularios complicados o realizar cálculos, la inteligencia artificial puede guiar el proceso y verificar que la información ingresada sea correcta.

Mediante la extracción de datos de los formularios de órdenes de compra, la IA responde automáticamente a las preguntas del proceso de solicitud, reduciendo el riesgo de errores humanos.

Este tipo de automatización de la recepción de solicitudes mejora la eficiencia al minimizar el tiempo que los equipos de adquisiciones dedican a procesar formularios y validaciones. Además, facilita un flujo de trabajo más ágil y alineado con los objetivos de la empresa, mejorando la experiencia tanto para los solicitantes como para los responsables de las adquisiciones.

¿Qué documentos podemos digitalizar en Plutto con IA?

En Plutto le estamos ahorrando horas de trabajo y muchos recursos a nuestros clientes. Este es el listado de documentos que nuestra IA ya está leyendo para evitar errores, mejorar procesos y hacer más eficiente a las empresas que trabajan con nosotros.

• Constitución empresa un día

• Vigencia de empresa en un día

• Vigencia CBRS

• Constitución sociedad para empresas no en un día

• Vigencia CBRS

• Erut

• DNI

• Carpeta tributaria

• F22

• Balance clasificado

• Balance de 8 columnas

• f30

• f30-1

• Acuse de actividades vulnerables (MX)

• Constancia situación fiscal

Si alguno de estos documentos suele traerte un dolor de cabeza, quizás es momento de usar la IA para terminar con esas jaquecas. Eso sí, preocúpate que sea una IA entrenada para estos efectos y así no le das espacio a error alguno.